Зачем автоматизировать закупки

Одним из наиболее затратных процессов в учреждениях любого профиля считаются закупки. На них можно приходиться до 65 % бюджета организации. Оптимизировать эти процессы помогают современные цифровые инструменты автоматизации, позволяющие переадресовать выполнение повторяющихся задач с персонала предприятия на программное обеспечение.

Традиционная устаревшая схема осуществления закупок подразумевает, что сотрудники оформляют заявки на товары и услуги вручную. На это тратится много времени, к тому же такой подход подразумевает наличие типичных проблем: заявки могут теряться, дублироваться и «зависать» без согласования, отсутствует порядок в информации о поставщиках, нет контроля над остатками. Автоматизированная система лишена таких недостатков в принципе. Все процессы прозрачны и находятся под контролем, а рабочее время персонала освобождается от рутины для более важных задач, в том числе требующих творческого подхода.

На то, что организации требуется автоматизация учета закупок, указывает ряд признаков:

• количество обрабатываемых в день заявок достигает нескольких десятков;
• взаимодействие с поставщиками осуществляется постоянно, нужно отслеживать сроки, контракты, качество товара и так далее;
• используется склад и необходимо отслеживание движения товара.

Автоматизацией закупочных процессов занимаются различные программы, которые могут быть узкоспециализированными и комплексными. К первым относятся платформы, работающие с отдельными этапами (прием заявок, контроль лимитов и так далее). Такие решения внедряются под конкретные задачи. Поступлением товара на склады, их списанием и прочим движением занимаются цифровые инструменты товароучета. Особенно актуальны они в рознице и производстве.

Планирование ресурсов предприятия находится в компетенции ERP-систем, облегчающих управление закупками, производством, логистикой и финансами. Оптимизировать документооборот помогают СЭД-системы. Такие программы позволяют отслеживать движение файлов по заданной цепочке, ставить электронный подписи на документах без распечатки и сканирования и так далее. За взаимоотношения с поставщиками отвечают SRM-решения, создающие карточки контрагентов, сохраняющие историю заказов и контролирующие условия работы. Комплексные платформы сочетают в себе функционал СЭД, SRM и ERP, автоматизируя сразу все этапы закупок.

При выборе инструмента автоматизации рекомендуется определиться с потребностями организации, задачами и целями, а также проверить решения в тестовом режиме. Как правило, разработчики ПО предоставляют бесплатный срок использования продукта или демоверсию. Имеет смысл обратить внимание на такие параметры, как интеграция с другими системами, гибкость, простота в использовании, прозрачность и безопасность.