Грамотная автоматизация бизнес-процессов способна превратить некогда рутинную работу в легкую и приятную деятельность, от которой сотрудники будут получать лишь удовольствие. Однако чтобы достичь такого результата, необходимо грамотно подойти к выбору подходящего программного обеспечения. Этот выбор зависит от множества критериев, которые для каждого конкретного предприятия могут быть различными, например, род деятельности компании, ее потребности, размеры и прочее.

Расставляем акценты

По мнению экспертов, автоматизация бизнес-процессов – современный востребованный комплекс услуг, популярность которого с каждым днем стремительно растет. Положительная динамика спроса на него ежегодно достигает 30%. Кроме того, увеличивается и число программных продуктов. Такой результат обоснован положительным эффектом от внедрения проектов по автоматизации бизнес-процессов на предприятиях.

Однако созданию любого проекта предшествует четкая формулировка основных требований к нему. Ведь зачастую заказчик представляет себе лишь общую картину будущей системы, но для ее создания разработчикам нужна конкретная информация по каждому пункту выдвинутых пожеланий клиента.

Три важнейших вопроса при обсуждении любого проекта:

• Какой бизнес-процесс необходимо автоматизировать?

• Какие виды и формы отчетности должна реализовывать система?

• Какие данные существуют? Желаемые критерии, а также иерархия доступа к данным.

Стоит отметить, что автоматизация и оптимизация бизнес-процессов не ограничивается лишь внедрением программного обеспечения – это комплексный масштабный проект, который дополнительно может включать:

• функции управления возможными изменениями;

• функции управления несколькими отдельными подразделениями организации;

• функции корректировки системы ответственности и полномочий сотрудников.

Выбор программных компонентов для реализации проекта начинается после того, как сформулированы все требования к будущей системе.

Выбор системы

Существует множество критериев, по которым следует выбирать систему для автоматизации конкретного бизнеса. Кроме того, в каждом случае значимость этих критериев может кардинально различаться.

Главные требования, влияющие на выбор будущей системы:

• открытость системы;

• возможность реализовывать бизнес-процессы определенной сложности;

• возможность интеграции системы с другими системами на предприятии, в том числе с инженерными системами;

• архитектура – от того, имеются ли территориально распределенные подразделения на предприятии, зависят требования к хранению информации и удаленному доступу к ней;

• организация защиты данных, в том числе интеграция системы со средствами технической защиты информации;

• наличие программных компонентов конкретных производителей;

• желаемый функционал поиска и порядок хранения данных;

• поддержка программного обеспечения для работы с документами конкретного формата;

• соответствие системы требованиям определенных стандартов.

Правильный подход

Учитывая вышесказанное, можно сделать вывод, что успешный выбор программных компонентов для автоматизации бизнес-процессов заключается в следующих мероприятиях:

• четкая формулировка всех требований к системе;

• реализация и внедрение демо-версии проекта, не требующей лицензии;

• анализ результатов проекта, включая требования, которые не удалось реализовать;

• оценка сложности проекта и его последующей поддержки;

• автоматизация бизнес-процесса.

Соблюдение данного порядка является наиболее правильным подходом к реализации проекта как со стороны компании-разработчика, так и со стороны заказчика.